Digitale Personalabteilung 2026
HR-Prozesse effizient gestalten, digitale Personalakte einführen und KI sinnvoll nutzen
- Praxiserprobte Checklisten und Tools
- Kompaktwissen an einem Tag
- Exzellente Referentin
- Offiziell zertifiziert nach ISO 9001 & ISO 21001!

Online-Seminar
Ab
1.260,00 €
zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf
Veranstaltung - 1.260,-€ zzgl. MwSt.
Die Teilnehmergebühr beinhaltet die "live" Teilnahme via Internet, Aktiv- und Vitalpausen, eine umfangreiche Dokumentation sowie ein Teilnehmerzertifikat (abrufbar in Ihrem Kundenportal) und die Betreuung einschließlich der Teilnahme am PreMeeting.
Buchungsdetails
Online-Seminar
Ab
1.260,00 €
zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf
Veranstaltung - 1.260,-€ zzgl. MwSt.
Die Teilnehmergebühr beinhaltet die "live" Teilnahme via Internet, Aktiv- und Vitalpausen, eine umfangreiche Dokumentation sowie ein Teilnehmerzertifikat (abrufbar in Ihrem Kundenportal) und die Betreuung einschließlich der Teilnahme am PreMeeting.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.
Ihre Referentin
Das erwartet Sie
- Grundlagen des Personalaktenrechts
- Personalstrategien und Veränderung der Personalprozesse bei einer digitalen Personalakte und Signaturen
- Notwendige Vorarbeiten & Anforderungen an Projekt und Beteiligte definieren
- Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
- Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
- Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung
Wer sollte teilnehmen
Dieses Seminar richtet sich insbesondere an folgende Fach- und Führungskräfte:
#Personalleiter*innen und HR-Fachkräfte
- Verantwortliche für BGM, BEM oder Digitalisierung
- Betriebs und Personalratsmitglieder
- IT-Fachleute und Datenschutzbeauftragte im HR-Umfeld
sowie Fach- und Führungskräfte, die den Einsatz moderner Technologien in der Personalarbeit vorantreiben und rechtssicher gestalten wollen.
Ziel der Veranstaltung
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.
Ziel ist es, Teilnehmer*innen praxisnah auf die digitale Transformation der Personalabteilung vorzubereiten. Sie erhalten Fachwissen über rechtliche Rahmenbedingungen, notwendige Vorbereitungen und organisatorische sowie technische Anforderungen zur Digitalisierung insbesondere der digitalen Personalakte. Anhand von Praxisbeispielen lernen Sie bewährte Tools und Methoden kennen.
Doppelte Datenhaltung, Signaturen, Textform, Papierflut, unübersichtliche Prozesse: Die Herausforderungen in der Personalverwaltung sind zahlreich. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Personalprozesse effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten - und mit KI zukunftsfähig zu machen.
Nach dem Seminar sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die Einführung einer digitalen Personalakte fachlich zu begleiten, strategisch zu planen und rechtssicher umzusetzen.
Ihr Nutzen
- Sie erhalten Rechtssicherheit bei der Umsetzung digitaler Personalakten und lernen die relevanten Datenschutzanforderungen kennen.
- Sie profitieren von praxiserprobtem Know-how, um HR-Prozesse effizient zu digitalisieren.
- Sie gewinnen Klarheit über Aufbau, Struktur und die erfolgreiche Integration in bestehende Workflows.
- Sie kennen die wichtigsten Softwarelösungen sowie Auswahlkriterien und Anforderungen an Anbieter.
- Sie erfahren, wie KI Ihre HR-Arbeit unterstützt - ergänzt durch nützliche Tools und Checklisten für die Praxis.
Programm
09:00 - 17:00 Uhr
- Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG-neu)
- Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
- Transparenz, Erforderlichkeit, Zweckbindung und Zulässigkeit
- Personalaktenwahrheit und Vollständigkeit
- Projektaufbau: Phasen, Verantwortlichkeiten und Rollen
- Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat, IT, OE und anderen Bereichen
- Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts oder eigene Anpassung an System- und Softwaregrundlagen
- Planung der Schulungen und des Change-Managements
- Struktur und Gliederung der digitalen Akte in Abgrenzung zu Sachakten
- Unterschied von Beamten- und Beschäftigtenakten
- Integration von Workflows (z.B. Urlaub, Krankheit, Abmahnung)
- Scannen und Ablage mit KI oder ohne
- Gesetzliche Fristen nach HGB, AO, SGB & DSGVO
- Löschkonzepte und automatisierte Datenlöschung
- Einsichtsrechte nach Rollen und Notwendigkeit
- Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD)
- Beteiligungsrechte des Betriebs- und Personalrats
- Auswahlkriterien und Anbieter von Softwarelösungen
- Anforderungen an Systemarchitektur & Schnittstellen
- Vorteile der papierlosen Verwaltung & KI-gestützte HR-Prozesse
- DSGVO & BDSG: Was ist erlaubt, was ist Pflicht?
Grundlagen des Personalaktenrecht
Grundlagen des Personalaktenrecht
- Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG-neu)
- Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
- Transparenz, Erforderlichkeit, Zweckbindung und Zulässigkeit
- Personalaktenwahrheit und Vollständigkeit
Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren
Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren
- Projektaufbau: Phasen, Verantwortlichkeiten und Rollen
- Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat, IT, OE und anderen Bereichen
- Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts oder eigene Anpassung an System- und Softwaregrundlagen
- Planung der Schulungen und des Change-Managements
Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
- Struktur und Gliederung der digitalen Akte in Abgrenzung zu Sachakten
- Unterschied von Beamten- und Beschäftigtenakten
- Integration von Workflows (z.B. Urlaub, Krankheit, Abmahnung)
- Scannen und Ablage mit KI oder ohne
Aufbewahrfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
Aufbewahrfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
- Gesetzliche Fristen nach HGB, AO, SGB & DSGVO
- Löschkonzepte und automatisierte Datenlöschung
- Einsichtsrechte nach Rollen und Notwendigkeit
- Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD)
Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung
Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung
- Beteiligungsrechte des Betriebs- und Personalrats
- Auswahlkriterien und Anbieter von Softwarelösungen
- Anforderungen an Systemarchitektur & Schnittstellen
- Vorteile der papierlosen Verwaltung & KI-gestützte HR-Prozesse
- DSGVO & BDSG: Was ist erlaubt, was ist Pflicht?
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Technikinformationen Online-Seminar
Hier erfahren Sie, wie die Online-Veranstaltungen ablaufen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Wir geben…
Technikinformationen Online-Seminar
Hier erfahren Sie, wie die Online-Veranstaltungen ablaufen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick von einer Teilnahme an der Liveübertragung.
HerunterladenWhitepaper " Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten"
Hier gelangen Sie zu unserem Whitepaper "Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten".
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HerunterladenWhitepaper "Sexuelle Belästigung, Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz".
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Häufige Fragen zu unseren Online-Seminaren
Welche Systemanforderungen werden benötigt?
Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Für ein optimales Lernerlebnis empfehlen wir die Verwendung des Browsers Microsoft Edge in der aktuellen Version. Unter Windows möglich wäre beispielsweise auch Google Chrome.
Zur Übertragung des Tons benötigen Sie ein Headset, Lautsprecher oder Telefon.
Weitere Informationen finden Sie unter: support.zoom.us/hc/de/articles/201362023-Systemanforderungen-für-PC-Mac-und-Linux
###Kann ich im Vorfeld einen Technik-Check ausführen?
Sie können im Vorfeld einen Technik-Check durchführen, um sicherzustellen, dass beim richtigen Online-Seminar alles funktioniert.
Klicken Sie im Kundenportal bei Ihrer gebuchten Veranstaltung auf den grünen "Teilnehmen"-Button und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet. Wenn Sie die Seite Ihrer Weiterbildung sehen, dann hat der Login funktioniert. Testen Sie nun bitte noch, ob der Konferenzraum (siehe links im Menü) funktioniert. Das erkennen Sie vorab an der Meldung "Treffen hat noch nicht begonnen". Dann sind Sie bestens gerüstet für Ihre Onlineteilnahme.
###Muss ich ein PC-Headset für das Online-Seminar verwenden?
Nein, unser Learning Space unterstützt neben allen gängigen PC-Mikrofonen oder Lautsprechern auch die Einwahl über das Telefon.
Allerdings ist das Arbeiten mit PC-Headset bei Online-Seminaren deutlich komfortabler.
###Sie haben keine Berechtigung für die Nutzung von ZOOM? Bitte kontaktieren Sie uns, wir bieten Ihnen gerne Alternativen für die Teilnahme an unserem Online-Seminar an.
Wie funktioniert es?
Die Online-Seminare finden im Internet, live und interaktiv statt. Sie werden von unseren Referent*innen gesteuert und gehalten. Sie als Teilnehmer*in nehmen von verschiedenen Orten aus an Ihren Endgeräten teil. Sie sehen Präsentationsunterlagen und hören die Vorträge unserer Referent*innen über Internet-Telefonie (VoIP) oder die klassische Telefonverbindung. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit direkt über die Audio-Verbindung oder im Chat Fragen zu stellen.
1. Starten Sie das Seminar bequem über das Kundenportal.
2. Nutzen Sie zur Übertragung des Tons ein Headset, Lautsprecher oder das Telefon.
3. Sehen Sie die Präsentation der Referent*innen.
4. Stellen Sie über die Audio- oder Chat-Funktion Ihre Fragen und diskutieren Sie mit den Referent*innen sowie den anderen Teilnehmer*innen.
Welche Vorteile haben Sie von unseren Online-Seminaren?
Bequem am Ort Ihrer Wahl lernen
Keine Reise- und Übernachtungskosten
Mit Live-Fragefunktion
Intensiver Austausch und Interaktionen
LIVE-Online-Seminar - so funktioniert es
Die Veranstaltung findet live und interaktiv über unseren Learning Space statt, in den die Zoom-Applikation integriert ist (keine Software-Installation erforderlich!). Die/der Referent*in freut sich sehr auf die Veranstaltung mit Ihnen. Um diese Veranstaltung interaktiv durchführen und den Austausch gewährleisten zu können, sind Kamera und Ton erforderlich.
Zugangsdaten und Einwahl
Sie loggen sich unter members.forum-institut.de/login mit Ihrem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort in das Kundenportal ein. Bitte stellen Sie vor dem Veranstaltungstag sicher, dass Sie Zugang zum Kundenportal haben. Am Veranstaltungstag starten Sie im Kundenportal Ihre Online-Weiterbildung direkt in der jeweiligen Veranstaltung mit dem Button "Teilnehmen".
Benötigte Technik
Bitte verwenden Sie eine aktuelle Version Ihres Browsers. Wir empfehlen die Verwendung von Microsoft Edge. Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Verwenden Sie bitte keine VPN-Verbindung. Überprüfen Sie bitte vorab, ob Ihr Mikrofon beziehungsweise Ihr Headset und Ihre Kamera funktionsfähig sind.
PreMeeting & Technik-Test
Unseren Learning Space kennenlernen und Sicherheit gewinnen: Sie können kostenlos an einem unserer PreMeetings teilnehmen, eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Termine und Zugangsdaten zu unseren PreMeetings finden Sie in Ihrem Kundenkonto. Ein PreMeeting bietet die Möglichkeit, unseren Learning Space besser kennen zu lernen. Es ist ein unverbindliches Angebot für alle Kunden und keine Voraussetzung für Ihre Teilnahme. Sollte kein Termin eines PreMeetings für Sie passen, Sie jedoch einen Technik-Check vorab wünschen, sprechen Sie uns gerne an.
Das zeichnet diese Veranstaltung aus
Live und interaktiv!
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Weiterführend
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Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.

Daniyel Demir
Stellv. Bereichsleiter Strategie, Organisation und Personalwirtschaft
+49 6221 500-822
d.demir@forum-institut.de



